Vognmandstilladelse: krav til ansøgning og drift

Hvilken vognmandstilladelse handler det om

Denne artikel handler om fællesskabstilladelsen til godskørsel for fremmed regning med lastbil eller vogntog over 3.500 kg tilladt totalvægt. Det er tilladelsen til denne type godskørsel i Danmark og EU. Buskørsel og varebilskørsel behandles ikke her.

Start med at afklare, hvilken kørsel virksomheden vil udføre. Firmakørsel kræver ikke fællesskabstilladelse, men vurderingen handler om mere end, hvem der ejer bilen. Godsets tilknytning til virksomheden og transportens rolle i virksomhedens samlede aktiviteter indgår også. Bed derfor Færdselsstyrelsen om en konkret afklaring, hvis jeres opgaver ligger mellem egen transport og transport for andre.

Ansøgning om tilladelse indsendes digitalt via Virk til Færdselsstyrelsen. Før I søger, bør I samle dokumentationen for virksomhedens etablering, økonomi, transportleder og vandel. Brug gennemgangen her som forberedelse, og se også oversigten over lovkrav og rapportering i transportbranchen.

Vandel handler om virksomhedens og ledelsens forhold

Vandelskravet omfatter virksomheden, dens administrerende direktør eller direktører og transportlederen. Færdselsstyrelsen vurderer blandt andet relevante strafbare forhold og grove eller gentagne overtrædelser. Efter samtykke indhenter styrelsen straffeattest til offentlig brug og eventuelt oplysninger fra Kriminalregisteret.

Tidligere økonomiske vanskeligheder i andre gods- eller busvirksomheder kan også indgå, når de kan tilskrives forhold, som de relevante personer har været ansvarlige for. En tidligere konkurs bør derfor hverken behandles som betydningsløs eller som et automatisk afslag. Få det konkrete forløb afklaret med styrelsen.

Inden ansøgningen bør I gennemgå eventuelle tidligere afgørelser og virksomhedslukninger med den kommende transportleder. Saml relevante dokumenter og beskriv forløbet nøgternt: Hvilken rolle havde personen, hvad skete der, og hvilke oplysninger findes der om ansvaret? Lad være med selv at sortere ubehagelige oplysninger fra ud fra en antagelse om, at de ikke betyder noget.

Økonomi skal dokumenteres ved opstart og under driften

For fællesskabstilladelse til godskørsel er kapitalkravet i 2026:

• Tilladelse og første bekræftede kopi: 67.150 kr.
• Hver ekstra bekræftet kopi: 37.300 kr.

Beløbene er kapitalkrav, ikke en samlet pris for at starte som vognmand. Hold derfor dokumentationen for kapitalkravet adskilt fra jeres budget for køretøjer, forsikringer, løn og øvrig drift. Satserne fastsættes årligt i danske kroner, så kontrollér altid satsen for det relevante år.

Ved tilsyn kan økonomien dokumenteres gennem en årsrapport med revision eller revisorgennemgang, en revisorerklæring eller en garanti fra et pengeinstitut eller forsikringsselskab efter styrelsens krav. Et regnskab, som alene er opstillet af en revisor, er ikke tilstrækkeligt.

Aftal med revisor eller garantistiller, hvilken dokumentation I vil bruge, og hvem der følger op på den. Bed om en ny vurdering, før I søger flere bekræftede kopier, og når økonomien ændrer sig væsentligt. Brug ikke den oprindelige godkendelse som jeres eneste kontrolpunkt. Kapitalkravet gælder også, mens virksomheden har tilladelsen.

Faglige kvalifikationer skal følges af reel transportledelse

Transportlederen skal have bestået den skriftlige godsvognmandsprøve. Prøven dokumenterer de faglige kvalifikationer, men rollen omfatter også faktisk og vedvarende ledelse af transportarbejdet og en reel tilknytning til virksomheden.

Opgaverne omfatter blandt andet køretøjernes vedligeholdelse, kontrol med transportdokumenter, fordeling af opgaver på chauffører og køretøjer samt sikkerhedsprocedurer. Udpeg derfor ikke blot en person til ansøgningen. Aftal, hvordan personen skal deltage i beslutningerne, og hvilke oplysninger vedkommende skal have adgang til.

Beskriv gerne arbejdsdelingen mellem ejer, transportleder og disponent skriftligt. Hvem følger op på fejl? Hvem tager stilling til en opgave, som ikke kan udføres som planlagt? Hvordan bliver transportlederen orienteret om ændringer i bemanding og køretøjer?

Brug beskrivelsen som en praktisk arbejdsinstruks frem for blot som ansøgningsmateriale. Gennemgå den med de medarbejdere, der planlægger kørslen, så den aftalte ledelse også kommer til udtryk i den daglige drift.

Fast forretningssted skal være en del af den faktiske drift

Etableringskravet handler om et faktisk og varigt forretningssted. Virksomheden skal have en driftscentral, hvor hovedaktiviteterne administreres. Her skal der være adgang til virksomhedens originale kernedokumenter og den øvrige dokumentation, som Færdselsstyrelsen skal kunne kontrollere. Dokumenterne kan foreligge elektronisk eller i andet format.

Planlæg derfor etableringen ud fra, hvor arbejdet reelt skal foregå. Beskriv, hvem der administrerer virksomheden fra stedet, hvor dokumentationen findes, og hvordan den kan fremskaffes. Undgå at behandle adressen som et isoleret felt i ansøgningen.

Som praktisk forberedelse kan I lave en dokumentoversigt med ansvarlig medarbejder og opbevaringssted. Medtag eksempelvis regnskaber, personaledokumenter og oplysninger om køre- og hviletid. Afprøv derefter, om en anden relevant medarbejder kan finde materialet uden hjælp fra den person, som normalt håndterer det. Det er en anbefalet intern kontrol, ikke et særskilt krav om en bestemt mappestruktur eller et bestemt IT-system.

Sådan følger I op på tilladelsen efter udstedelsen

Fællesskabstilladelsen kan udstedes med en gyldighed på op til 10 år. Kravene gælder dog gennem hele perioden. Ved tilsyn skal virksomheden indsende den efterspurgte dokumentation; manglende opfyldelse af betingelserne kan føre til tilbagekaldelse.

Vær især opmærksom på ændringer:

• Transportlederen fratræder: Færdselsstyrelsen skal underrettes. En ny transportleder skal være ansat og godkendt inden for seks måneder fra fratrædelsen.
• Virksomheden får nyt CVR-nummer: Tilladelsen kan ikke blot flyttes med. Der skal søges på det nye CVR-nummer.
• Tilladelsen nærmer sig udløb: Planlæg fornyelsen og kontrollér dokumentationen i god tid.

Ud over artiklens hovedemner gælder også krav til chaufførernes løn- og arbejdsvilkår. Arbejdsgiverens samlede omkostningsniveau må ikke afvige væsentligt og entydigt fra niveauet i de retningsgivende overenskomster.

Aftal internt, hvem der reagerer på breve fra myndighederne. Lad ikke ansvaret være underforstået mellem ejer, transportleder og bogholderi.

Gør tilladelsen til en fast administrativ opgave

Opret en samlet oversigt over tilladelsen og den dokumentation, I bruger til at vise, at betingelserne er opfyldt. Oversigten kan ligge i jeres administrative system eller i et fælles dokumentområde. Vælg en løsning, hvor ansvar og opfølgning er tydelige.

En praktisk arbejdsgang kan være:

1. Registrér tilladelsens udløb, transportleder og de dokumenter, der ligger til grund for økonomien.
2. Udpeg en ansvarlig for hvert område og en stedfortræder ved fravær.
3. Gennemgå oversigten ved ændringer i ledelse, adresse, virksomhedsstruktur eller køretøjsbehov.
4. Aftal, hvem der kontakter revisor og Færdselsstyrelsen, når noget skal afklares.
5. Gem myndighedernes svar sammen med den sag, de vedrører.

Brug punkterne som forslag til jeres egen arbejdsgang, ikke som en udtømmende liste over lovkrav. Hvis I overvejer et transportsystem, så tag dokumentoversigten og arbejdsdelingen med til dialogen. I kan aftale en gennemgang af AIL TMS med udgangspunkt i jeres behov.