Takograf regler: download, opbevaring og kontrol

Hvad registrerer takografen

Den digitale takograf registrerer blandt andet køretøjets hastighed, tilbagelagt afstand, tid, førerens identitet og aktiviteter samt hændelser og fejl. Oplysninger lagres både i takografens indbyggede datalager og på førerkortet. I bør derfor behandle køretøjsdata og førerkortdata som to særskilte dele af jeres dokumentation.

Førerkortet bruges til førerens registreringer. Virksomhedskortet bruges til at knytte takografens data til virksomheden og ved overførsel, lagring og sikring af data. De to kort har altså forskellige opgaver.

Denne artikel handler om registreringer og dokumentation for kørsel, der er omfattet af reglerne. Den gennemgår ikke undtagelser eller grænserne for køretid og hvile. I kan bruge oversigten over lovkrav og rapportering i transportbranchen som indgang til de øvrige emner.

Start gerne med at kortlægge, hvilke takografer og førerkort I anvender, hvem der henter data, og hvor filerne ender. Skriv også, hvem der overtager opgaven ved ferie eller sygdom. Brug kortlægningen som arbejdsgrundlag for resten af jeres procedure.

Chaufføren skal vælge den rigtige aktivitet

Registreringerne skal skelne mellem køretid, andet arbejde, rådighedstid samt pauser og hvil. Føreren skal betjene takografen, så aktiviteterne registreres korrekt. Når føreren har været væk fra køretøjet og derfor ikke har kunnet betjene apparatet, skal de relevante aktiviteter som udgangspunkt indlæses manuelt på førerkortet via den digitale takograf.

Virksomheden skal sørge for nødvendig uddannelse og instruktion samt regelmæssigt kontrollere, at førerne bruger takografen korrekt. Opgaven er derfor ikke afsluttet, blot fordi en datafil er hentet.

Lav gerne en kort instruktion, der tager udgangspunkt i jeres konkrete apparater og arbejdsopgaver. Gennemgå eksempelvis aktivitetsskift, manuel indlæsning og fremgangsmåden ved tvivl. Bed chaufførerne kontakte en navngiven ansvarlig frem for at gætte på en registrering.

Ved jeres interne gennemgang kan I notere tilbagevendende spørgsmål og bruge dem i næste instruktion. Hold denne opfølgning adskilt fra selve originalfilerne, og skriv tydeligt, hvad der er en forklaring fra chaufføren, og hvad der fremgår af registreringerne.

Download fra både førerkort og takograf

De danske downloadfrister er forskellige:

• Førerkort: Data skal overføres, lagres og sikres mindst hver 21. dag.
• Digital eller intelligent takograf: Data skal overføres, lagres og sikres mindst hver 2. måned via virksomhedskortet.

Der skal også hentes data ved ophør af køretøjets brug, ved salg eller takografudskiftning og når føreren stopper med at køre for virksomheden.

Planlæg gerne download med en intern sikkerhedsmargin. Undgå at lægge jeres eneste planlagte handling helt op ad fristen. Aftal samtidig, hvordan I følger op, hvis bilen er på tur, chaufføren er fraværende, eller en overførsel mislykkes.

Brug en oversigt med køretøj eller fører, seneste vellykkede download, næste planlagte download og ansvarlig medarbejder. Markér en planlagt overførsel anderledes end en gennemført overførsel. Kontrollér også, hvilken periode filen faktisk indeholder, før opgaven afsluttes.

Gør udlæsning til et fast punkt på jeres tjekliste ved fratrædelse og aflevering af køretøjer. Bed den ansvarlige bekræfte, at filerne er modtaget og placeret i arkivet.

Gem originalfiler og fastlæg en sletteprocedure

Overførte data skal bevares i originalt format med intakte digitale signaturer. Data skal desuden overføres til et eksternt digitalt medie med et backupsystem, der hindrer datatab.

Takograf- og førerkortdata skal som udgangspunkt opbevares i 1 år efter registreringen. Den danske bekendtgørelse kræver også destruktion efter 1 år for de data og dokumenter, der er omfattet af dens sletteregel. Brug derfor ikke en ubestemt gemmeperiode som standard.

Indret gerne arkivet, så originalfiler, analyser og forklarende dokumenter er tydeligt adskilt. Brug rapporter som arbejdsredskab, men behold originalfilerne som selvstændigt materiale. Afprøv, om en anden medarbejder kan finde en bestemt førers eller bils filer uden hjælp fra den dagligt ansvarlige.

Beskriv både backup og sletning i jeres procedure. Afklar særskilt, hvordan slettereglen skal håndteres ved en verserende kontrolsag eller ved behandling til andre formål, før I ændrer opbevaringsperioden. Lad ikke en generel indstilling i et arkivsystem være den eneste beslutning om, hvor længe materialet gemmes.

Hvad skal chaufføren kunne vise ved vejkontrol

Ved vejkontrol efter EU-reglerne skal chaufføren kunne dokumentere aktiviteter for den aktuelle dag og de foregående 56 dage. Ved digital takograf omfatter dokumentationen førerkortet, relevante manuelle registreringer og udskrifter samt diagramark, hvis føreren har kørt med analog takograf i perioden.

Virksomheden og føreren skal også sikre, at takografen kan udskrive data korrekt ved kontrol. Kontrollér derfor gerne printerfunktionen og beholdningen af egnet papir som en del af jeres klargøring.

Aftal, hvem chaufføren kan kontakte, hvis der opstår spørgsmål om dokumentationen undervejs. Gennemgå før afgang, hvilke supplerende registreringer og udskrifter der skal følge med. Brug ikke kontorets downloadplan som chaufførens tjekliste: Hold opgaven med at hente data og opgaven med at medbringe dokumentation tydeligt adskilt i jeres instruktion.

Hvad skal virksomheden indsende ved kontrol

Færdselsstyrelsen indkalder til virksomhedskontrol via Digital Post og angiver kontrolperioden i brevet. Styrelsen efterspørger blandt andet køretøjsliste, førerliste og originale DDD-filer fra både takografer og førerkort.

Listerne skal også omfatte køretøjer og førere, som kun indgår i en del af perioden. Det gælder eksempelvis solgte køretøjer, afløsere og indlejede chauffører. Styrelsen efterspørger desuden filer, selv om et køretøj eller en fører ikke har kørt i kontrolmåneden.

Digitalt materiale indsendes gennem Færdselsstyrelsens virksomhedsportal. Diagramark sendes med fysisk post.

Begynd med at læse indkaldelsen og fordele opgaverne. Sammenhold derefter listerne med de filer, I har fundet. Kontrollér periodedækningen for hver bil og fører, og undersøg eventuelle huller før indsendelsen. Lad gerne en anden medarbejder gennemgå materialet til sidst. Gem en intern oversigt over, hvad I har indsendt, og hvem der håndterer eventuelle efterfølgende spørgsmål.

Sådan organiserer I opgaven i praksis

Saml arbejdet i en skriftlig procedure med en ansvarlig og en stedfortræder. Brug eksempelvis denne arbejdsdeling:

• Chaufføren: Følger instruktionen og melder fejl eller tvivl om registreringer.
• Den dataansvarlige: Planlægger download og kontrollerer, at filerne er modtaget.
• Kontoret: Vedligeholder fører- og køretøjsoversigter og samler materiale til kontrol.
• Ledelsen: Følger op på instruktion, afvigelser og den aftalte procedure.

Tilpas rollerne til jeres virksomhed; listen er et forslag til organisering, ikke et særskilt lovkrav. Aftal også en konkret fremgangsmåde ved mislykkede overførsler, så opgaven ikke blot bliver stående som uafsluttet.

Hvis I vil inddrage et transportsystem, så begynd med at beskrive arbejdsgangen og afklare, hvilke opgaver der skal ligge i hvilket system. I kan aftale en gennemgang af AIL TMS med udgangspunkt i jeres behov.