Brændstoftillæg: beregning, regulering og faktura

Hvad er et brændstoftillæg

Et brændstoftillæg er en særskilt prisregulering, som følger udviklingen i brændstofprisen. Sveriges Åkeriföretag beskriver modellen som en løbende korrektion med udgangspunkt i transportaftalens basispris. Det er denne model, artiklen tager udgangspunkt i, ikke en bestemt standardsats.

Begynd derfor med aftalen frem for en procentsats fra en anden transportør. Dansk Erhverv fremhæver, at prisreguleringsklausuler kræver præcise formuleringer. Skriv beregningsgrundlaget ind som en del af jeres arbejde med pris og transportøkonomi, og få kundens accept af modellen, før den tages i brug.

Sådan beregnes tillægget med et indeks

I en indeksbaseret model sammenholdes brændstofindekset i aflæsningsperioden med indekset i basisperioden. Forskellen sættes i forhold til basisindekset. Sveriges Åkeriföretags aftalevejledning beskriver derefter en beregning, hvor ændringen vægtes med brændstofandelen og korrigeres for det prisniveau, tillægget anvendes på.

Følgende er en forenklet matematisk omskrivning, hvor tillægget beregnes direkte på transportens basispris:

• Relativ indeksændring: Forskellen mellem aktuelt indeks og basisindeks divideret med basisindekset.
• Brændstoftillæg i kroner: Transportens basispris ganget med brændstofandelen i basisperioden ganget med den relative indeksændring.

Brændstofandelen og indeksændringen indsættes her som decimaltal. Omskrivningen forudsætter, at basispris og brændstofandel hører til samme basisperiode. Hvis tillægget i stedet skal vises som en procent af en senere reguleret transportpris, skal beløbet sættes i forhold til denne pris. Brug altså ikke uden videre basisprisens tillægsprocent på en ny, højere tarif. Dette er en matematisk konsekvens af modellens korrektion for aktuelt prisniveau.

Aftal hvordan og hvornår der reguleres

Reguleringshyppigheden varierer mellem transportaftaler. DTL beskriver både månedlig og ugentlig regulering blandt sine medlemmer og peger på aftale- og kontraktforhold som en del af forklaringen.

Brug følgende som tjekliste til jeres aftale:

• Datagrundlag: Navngiv prisserie eller indeks, basisperiode og den aftalte brændstofandel.
• Aflæsning: Beskriv, hvilken periode eller observation beregningen bruger.
• Gyldighed: Angiv reguleringsinterval, ikrafttrædelse og hvilken dato på transportopgaven der bestemmer satsen.
• Beregningsgrundlag: Afklar, hvilke transportydelser, rabatter og øvrige tillæg der indgår.
• Ændringer: Beskriv afrunding, eventuelle grænser, varsling og håndtering af fald.

I den beskrevne model kan reguleringen gå både op og ned. Sveriges Åkeriföretag skelner desuden mellem brændstofregulering gennem et samlet indeks og et særskilt tillæg, hvor brændstofandelen tages ud af den øvrige indeksregulering. Kontroller derfor samspillet med jeres almindelige prisregulering, så samme brændstofændring ikke medregnes begge steder.

Gør beregningen synlig på fakturaen

En fuld faktura skal blandt andet indeholde ydelsens art og omfang samt momsgrundlag og pris pr. enhed uden afgift. Som praktisk supplement anbefales en særskilt linje for brændstoftillægget med beregningsgrundlag, anvendt sats og beløb.

Henvis gerne til den relevante aftale og satsperiode på fakturaen eller i et tilhørende bilag. Ved en samlefaktura bør I gruppere beregningerne efter satsperiode, hvis opgaverne afregnes med forskellige satser. Behandl dette som en anbefaling til gennemsigtighed i fakturering og økonomi, ikke som en udtømmende liste over fakturakrav.

Håndter satsændringer sporbart i praksis

Indret arbejdsgangen, så en kollega kan efterprøve beregningen uden at skulle spørge den, der oprettede satsen. Gem aftaleversion, kilde til indeksværdien, aflæsningsperiode, beregning og gyldighedsperiode sammen med fakturagrundlaget.

Opret en ny version ved satsændringer frem for at overskrive historikken. Lad en ansvarlig medarbejder kontrollere grundlag og ikrafttrædelse, inden satsen bruges. Hvis I anvender et transportsystem, så stil disse punkter som krav til arbejdsgangen og afprøv både et periodeskifte og en efterfølgende korrektion. Målet bør være, at I kan genskabe præcis den beregning, kunden blev faktureret efter.