Digital køreseddel: indhold fra chauffør til kontor

Hvad skal I bruge en digital køreseddel til

I denne artikel bruger vi digital køreseddel om chaufførens elektroniske registrering af en udført transportopgave. Afgræns formålet, før I erstatter papiret: Skal registreringen dokumentere leveringen, opgøre fakturerbare timer, registrere mængder eller samle oplysninger om ekstraarbejde? Vælg felterne efter de oplysninger, som kontoret og kunden skal kunne kontrollere bagefter.

Brug nedenstående tjekliste som forslag til jeres opsætning, ikke som en lovbestemt standardblanket. Hold kundens aftalte dokumentationskrav adskilt fra jeres egne ønsker til registrering. Afklar eksempelvis, om kunden ønsker en kvittering, en vejeseddel eller en bestemt ordrereference som grundlag for afregningen.

Tag også stilling til arbejdsfordelingen: Hvad skal chaufføren udfylde, hvad skal være hentet fra ordren, og hvad skal kontoret godkende? Brug emnerne på siden om portaler og roller som udgangspunkt for den drøftelse, uden at gøre alle oplysninger til chaufførens ansvar.

Forslag til indhold i køresedlen

Begynd med en enkel skabelon, og tilpas den til opgavetypen. Overvej følgende felter som jeres praktiske minimum:

• Opgavens identitet: Ordrenummer, kunde, kundereference og eventuelt sagsnummer. Knyt registreringen til den konkrete bestilling frem for kun til kundens navn.
• Transportens forløb: Dato, afhentningssted, leveringssted og beskrivelse af det udførte arbejde. Angiv relevante stop særskilt, hvis opgaven omfatter flere leveringer.
• Chauffør og køretøj: Identifikation af chauffør, bil og eventuelt materiel. Brug oplysningerne til at kunne afklare spørgsmål om udførelsen.
• Mængder og enheder: Registrer eksempelvis paller, ton, læs eller timer efter aftalen. Gør enheden tydelig, og skeln mellem bestilt og faktisk leveret mængde.
• Tid og tillæg: Angiv start, slut og eventuel ventetid, når det er relevant for afregningen. Beskriv årsagen til ekstraarbejde frem for kun at markere et tillæg.
• Dokumentation og afvigelser: Tilknyt relevante vejesedler, billeder eller kvitteringer. Notér mangler, forgæves kørsel og ændringer i opgaven i et særskilt felt.
• Afslutning og kontrol: Angiv, hvem der har indsendt registreringen, og hvem der efterfølgende har kontrolleret den. Aftal, hvordan manglende oplysninger sendes tilbage til afklaring.

Undgå at gøre alle felter obligatoriske på alle ture. Kræv i stedet de oplysninger, som er relevante for den valgte opgavetype og aftale.

Fra køreseddel til dokumenteret fakturagrundlag

En fuld faktura skal blandt andet beskrive den leverede ydelses art og omfang. Brug derfor køresedlen til at indsamle en konkret beskrivelse af arbejdet og dets omfang frem for en upræcis tekst som »kørsel efter aftale«.

Leveringsdatoen skal også fremgå af den fulde faktura, når den er forskellig fra fakturadatoen. Registrer derfor udførelsesdatoen særskilt frem for at lade indsendelsesdatoen stå alene.

Erhvervsstyrelsen beskriver bilag som den nødvendige dokumentation for transaktioner i bogføringen. Hvis køresedlen dokumenterer grundlaget for et faktureret beløb, bør I derfor afklare dens rolle i regnskabsmaterialet med den bogføringsansvarlige.

Bogføringen skal have et kontrolspor fra registreringen til bilaget. Tilrettelæg derfor sammenhængen mellem ordre, køreseddel, faktura og bogføring, så grundlaget kan findes igen. Det er en relevant arbejdsgang at gennemgå under fakturering og økonomi.

Ved rettelser i bilagsmaterialet skal både det oprindelige indhold og ændringen fremgå tydeligt. Undersøg derfor, hvordan rettelser håndteres, når køresedlen indgår i dette materiale.

Sådan afprøver I arbejdsgangen i praksis

Afprøv løsningen på udvalgte opgavetyper, før I udfaser papiret. Lad chaufføren registrere det faktisk udførte arbejde, og lad kontoret kontrollere mængder, afvigelser og aftalegrundlag før fakturering. Hold registreret tid og fakturerbar tid adskilt, og lad et menneske godkende grundlaget.

Bed ved en gennemgang af en chauffør-app eller et transportsystem om at få vist hele forløbet. Test også manglende mobildækning, en glemt registrering, en rettet mængde og en kunde, der efterspørger dokumentation. Aftal, hvem der følger op på uafsluttede køresedler, og hvordan oplysninger hentes ud ved systemskifte.

Vurder fordelene for kontoret ud fra konkrete mål: mindre genindtastning, færre afklaringer og et mere samlet fakturagrundlag. Undersøg, om jeres afprøvning faktisk opfylder målene, frem for at betragte dem som en automatisk følge af at skifte papir ud med en app.